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货币资金的内部控制

日期:2018-9-30 15:17 点击数:169 
 货币资金是以货币形态存在的可以随时动用的款项,包括我们的库存现金、银行存款和承兑汇票等。货币资金内部控制目标是保护资金的安全完整。

(一)、货币资金收支风险的表现形式:

1、现金收入延期或没有入账

 (1)不开字据收取现金

2)开具白条收取现金

3)隐匿销毁收入凭证
 (4)提现少入或不入账

2、非法支付或转移货币资金

1)暗渡陈仓转移资金
将款项转移到预定账号,套取资金。

2)同一事项重复报支

3)篡改增大报销金额

4)摹仿他人签字报销

3、团伙合谋作案侵占公款
4、利用领导权力侵吞公款

 

(二)、降低货币资金内部控制风险的对策:

1、 规范各类票据管理;

1)收据的专人管理:由各子公司财务负责人统一购领,限量发放(原则上市场部每次最多限领两本,其他部门每次限领一本),领取时需填列领用登记簿,财务负责人负责定期缴销领出的收据,并履行签字手续;各收据领用部门再次申领时必须将上次申领的先行缴销,未办理缴销手续者不得再次申领

2)监督票据连续使用。出纳每日从市场部交接收据时,需让收款部门将收据记账联和存根一起报至财务部。出纳交接时需查看收据号码的连续性,有无断号或作废的收据。断号需立即查明断号原因,并及时上报财务负责人,财务负责人需向集团财务部汇报断号情况及原因;作废的收据需将所有联次都保存于收据中。资金动态表日报表填报时,摘要栏需登记收据号码

 

2、 加强内部牵制稽核

(1) 出纳与市场部收款交接稽核。

市场部每日交接的资金由出纳每类核对:壁挂炉类收款与现金收据核对金额是否一致;天燃气费收款需核对收费系统日统计表,认真核对统计报表的统计时点、收款金额是否一致;其他款项的收取需与业务部门核实业务金额的真实性;核对一致后方可履行交接手续,并如实填报资金动态表。

2)各类合同的收集、核对、稽核。

工程类、采购类、市场类及其他涉及经济业务的各类合同财务部需与相应职能部门履行合同的签收手续,且每月核对所收集的合同是否齐全,及时完善内部报表的合同台账。财务负责人履行资金申请的签批流程时应按照合同条款约定的比例、金额、时点及合同约定的相关手续签批;对于销售类合同,每月与市场部核对收款事宜,对应收未收的款项及时汇总统计,联动市场部等相关职能部门进行汇报催收工作。

(3)财务负责人与出纳日报表的稽核。

出纳的资金动态表发往集团财务邮箱前,财务负责人需稽核资金动态表收款数据与市场部的交接数据、收费系统日报表统计数据核对及其他收款数据核对,确认数据无误后再上报集团;

(4)财务负责人的月度稽核。

每月月度终了,财务负责人需稽核收费系统的月度统计数据与出纳的资金动态月报表、财务K3软件的预收账款气款收款数据,确保三统一;

(5)财务负责人对月度银行对账单的稽核。

要求每月出纳到银行取得银行打印盖章的对账单,各单位财务负责人需分别汇总核对银行对账单的借贷方总额,与出纳的资金动态表月报表、财务K3软件的银行存款相应账户的借贷方是否一致,确保做到三统一。必须按上述要求对当月的借方发生额和贷方发生额分别汇总核对,不得只核对期初余额和期末余额。

(6)加气站的收款核对。

 

3、 职责权限分开。

   记账与出纳业务的职责相分离。工程款项支付、材料款项支付、壁挂炉入户安装费等收款的流程签字时,财务负责人不得委托出纳查询确认相关款项;月度银行对账单的流水核对出纳不得兼做;所有款项的收取除市场部专职人员和财务部出纳外,其他部门和人员不得进行各类销售款项的收取,一经发现,财务需立即上报集团公司财务部。

 

财务负责人除履行上述职责外,还应:

1)监管督促有关人员及时、全面、正确地进行账务处理,使收支业务尽早入账,不得出现少收、漏收营业款现金。

(2) 定期与供应商、收款客户进行往来账目的核对和清理。

(3) 定期核对合同台账,根据合同收款条款核对财务已收款项是否正确,是否有漏收项目和已达收款条件而未收回的情况。

(4) 需对现金的账实情况进行日常监督和专项监督,查看库存现金有无超出限额,有无挪用、贪污情况,保管措施如何等;需监督出纳移交工作的整个过程,查看移交清单是否完整,对于遗留问题应限期查明及时上报,不留后遗症。

 

4、 印章管理。

(1) 印章分开保管,财务负责人和总经理分别保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章;

(2) 使用印章时,应由经办人登记《印章使用登记表》,由印章保管人负责盖章,对需要留存的材料,盖印后应留存一份立券归档。不得在空白凭证、便笺等资料上加盖印章。

(3) 非特殊情况下不得将印章携带外出,如确因工作所需,则应由经办人填写《携带印章外出审批表》,并经财务部门负责人及公司领导审批。严禁一人携带支付款项所需的全部印章。

(4) 因故调换印章保管人时必须按规定办理相应移交手续。

5、 网上银行管理。

(1) 因现在网上银行支付的便利性,要求各公司尽可能减少现金支付活动,能以网银支付的尽可能用网银支付。

(2) 网上银行账户资金划转必须经过完整的付款审批手续后方可操作。开立网上银行的各公司根据需要设立操作员、复核两级操作每笔资金的划转,且操作员、复核应分别由不同的人员担任。复核人员应重点审核付款申请是否已经审批,付款发票、附件是否完善。

(3) 网银经办人员必须加强安全保密意识,妥善保管网上支付所需的各类操作卡及密钥,不得随意将操作卡和密钥交由他人使用,并定期更改密钥。网上银行操作人员发生岗位变更必须将操作卡及密钥进行移交,并同时办理信息变更

 

6、 其他

(1) 严禁审批支付手续不完整的付款行为;

举例:工程款项的支付(预付款、进度款、只留保证金的工程款项结算)、OA审批流程中签批内容有限制付款条款的,严格按照领导签批的意见完善相关手续后再行支付。

(2) 严禁银行回单不入账。

(3) 严禁将资金调拨单和经由集团签批的OA审批单作为入账依据和会计凭证附件。

(4) 严禁网上银行操作人员由一人担任。

(5) 严禁坐支现金。

(6) 全部收款都需及时入账,包括库房的废品收入。

(7) 严禁私设“小金库”,等侵占公司收入的违法行为出现。

 

 

集团公司制定了各项内部管理制度、各个环节的控制程序,在个别子公司却形同虚设,有的单位确实做到了制度上墙,流程上墙,但是负责监管的相关人员没有严格执行,对下检查不力,给了一些别有用心的人犯罪的机会。纵观稽查工作过程中大多犯罪分子采用的手段,其实并不高明和有多巧妙。只要控制到位,悲剧完全能够避免。就象审计人员看到曾经的审计对象被送进牢房,许多审计人员不仅没有感到巨大的成就感,而且还有说不出的悲哀。国法不可侵,内控是盾牌,如能制贪渎,岂在多刑杀?所以,应以人为本,积极预防,降低货币资金内部控制风险,才是我们内控工作的核心!

如果企业在发展过程中选择正确的发展战略,建立规范的法人治理结构和组织机构,倡导积极向上价值观和社会责任意识、构建以人为本、诚实守信、团队协作的企业文化,利用授权审批、不相容岗位分离、财产保护、预算、会计系统、运营分析、绩效考评等控制措施,并建立有效的信息沟通机制,加强内部监督,那么一般的企业经营和财务风险会很好的避免的。让我们财务系统的每一位员工共同努力,携手共进,为我们财务内控工作,为金地集团更好更快的发展共同奋进!

 

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